Участь у таких подіях, як Web Summit чи VivaTech, виглядає привабливо. Однак поки ви не опинитеся серед багатьох стендів, тисяч відвідувачів і незліченних діалогів, ви не усвідомлюєте, наскільки важливою є ретельна підготовка.
Залучення компанії до міжнародного заходу — це значна інвестиція: від логістики і робочого часу до дизайну стенда та витрат на квитки, а також на каву. Тому важливо максимально ефективно використати можливість, щоб подія дійсно приносила результати.
Команда NetHunt CRM взяла участь у безлічі різних заходів — від локальних конференцій в Україні до міжнародних, таких як Web Summit та London Sales Innovation. Ми завжди поверталися з новими висновками.
З часом ми розробили власну методику: як підготуватися, як діяти на заході і що робити після, щоб кожна поїздка була корисною для бізнесу, а не лише способом поділитися фото у соціальних мережах.
Перед заходом: підготовка — ключ до успіху
Сформулюйте мету та проведіть брифінг з командою
Визначення мети участі є критично важливим; без цього кожен може просто “вештатись” на події. Чітко уявіть, чого саме ви хочете досягти: генерувати потенційних клієнтів, налагодити партнерські зв’язки або підвищити впізнаваність бренду. Це вплине на вибір команди та підготовку стенда.
Перед виїздом обов’язково проведіть брифінг, аби всі учасники розуміли цілі події та свої обов’язки:
- з якою метою ми їдемо (якщо за лідами — то в якій кількості та якості);
- хто за що відповідає (від підготовки стенда до призначення зустрічей);
- як ми себе представлятимемо і що говоритимемо про наш продукт.
Хоча це виглядає очевидно, коли вам задають питання “Що ви робите?”, чітке та узгоджене представлення може бути дуже корисним.
Заплануйте зустрічі заздалегідь
Більшість великих заходів мають програми для налагодження контактів. Оптимально заздалегідь знайти відповідних контактів і домовитися про короткі зустрічі. Коли ви опинитеся серед тисяч людей, без попередньої домовленості важко буде зорієнтуватись — ви ризикуєте просто блукати між стендами.
Проте варто залишити 20-30% часу вільним — спонтанні знайомства часто бувають найціннішими.
Продумайте, як оцінюватимете потенційних клієнтів
Коли до стенду підходять десятки людей, важко знайти можливість спілкуватись з кожним. Визначте ключові питання, які допоможуть швидко зрозуміти, чи є ця людина потенційним клієнтом. Це збереже ресурси та дозволить зосередитись на цінних лідах.
Вирішіть, як будете документувати контакти
Зазвичай найпоширеніша помилка — сподіватись на пам’ять. Після 30+ розмов за день на все просто не вистачає сил пам’ятати.
Ось наші ефективні методи:
- зробіть фото бейджу контакту (це швидко);
- запишіть коротке голосове повідомлення в Telegram з описом розмови;
- в кінці дня перенесіть усі контакти в CRM із деталями.
Перед заходом створіть у CRM тег (наприклад, WebSummit2025) і відокремлену воронку. Потім ви зможете простіше відстежувати, скільки контактів пройшло далі у воронці та який ROI мав захід.
Передбачте подальшу комунікацію
Це слід зробити ще до події. Подумайте про шаблони листів і повідомлень для подальшого спілкування. Якщо ви почнете готувати це вже після заходу, можете втратити час, поки люди забудуть деталі спілкування.
Під час заходу: максимальна участь
Стенд, який привертає увагу
Наявність стенда спрощує збір контактів, але цього недостатньо. Вашою метою є стратегічно виділитися і візуально, і змістовно.
- Додавайте більше освітлення. Це простий, але дієвий прийом — завдяки додатковому освітленню навіть невеликий стенд виглядає більш помітно.
- Чіткий меседж на стенді. Уникайте абстрактних фраз на кшталт “Ми змінюємо” чи “Ми оптимізуємо”. Люди повинні швидко зрозуміти, хто ви і що пропонуєте.
- Відеоматеріали переважають над буклетами. Екрани й короткі відео завжди привертають увагу. Часто саме після фрази “О, мені потрібно щось подібне, як у вас у відео” починається розмова.
- Інтерактивні елементи мають бути змістовними. Їжа чи розіграші працюють лише для відомих брендів. Якщо ви ще не маєте широкої популярності, це перетвориться на “той стенд з безкоштовним пивом”. Майте на увазі, що навіть отримавши візитку, ймовірність, що контакт буде корисним, майже нульова. Тож краще пов’язувати інтерактив із продуктом — наприклад, через демонстраційні сесії або міні-вікторини з QR-кодами.
Зробіть контакт з вами максимально простим
Маленький трюк — використовуйте QR-код свого профілю LinkedIn чи месенджера на телефоні. Один дотик і ви вже обмінялися контактами.
Це швидше, ніж передавати візитку чи шукати ім’я вручну.
Нетворкінг поза стендом — не пересувайтеся разом з командою
Багато заходів пропонують вечірки, закриті сніданки, зустрічі. Не пропускайте такі можливості — часто саме там відбуваються найцінніші знайомства.
На нашому досвіді, перший контакт у CRM ми отримали ще до початку Web Summit просто під час вечірки напередодні.
На таких заходах краще розділятися. Команда, що “розподіляється” по натовпу, охоплює більше людей і повертається з більшою кількістю цінних контактів.
Після заходу: обробка контактів і аналіз події
Не дайте контактам віддалитися
Після події є ризик загубити всі здобуті контакти. Коли всі повертаються додому і починають розбирати робочі питання, важливо знайти баланс — не писати в день повернення, але й не відкладати надовго.
Ідеально зв’язатися через 2-3 дні після заходу.
Якщо під час зустрічі ви зробили спільне фото, це чудова можливість ненав’язливо нагадати про себе в першому листі.
Командна рефлексія та підбиття підсумків
Після повернення додому час зібратися і обговорити результати. Ми завжди проводимо коротку зустріч після кожної поїздки:
- що спрацювало найкраще;
- які меседжі викликали інтерес;
- які інсайти виникли про ринок;
- які контакти виглядають найбільш перспективними.
Через місяць відбувається ще одна зустріч, на якій вже розглядаємо цифри в CRM:
- який відсоток став кваліфікованими лідами;
- скільки з них дійшли до дзвінка, демо або договору;
- та на які суми були закриті угоди.
Це проста, але ефективна практика, яка дозволяє оцінити, чи виправдала подія вкладення, і які заходи принесли найкращий результат.
Заходи — це інвестиція, і її слід підраховувати. Щоб не покладатись лише на емоції, за допомогою CRM ви зрозумієте:
- скільки контактів було додано;
- який відсоток з них став кваліфікованими лідами;
- скільки дійшли до переговорів або контрактів;
- та на які суми були закриті угоди.
Це дозволяє оцінити ROI і вирішити, у які події варто інвестувати в майбутньому.
Щоб участь у міжнародному заході не була просто формальністю, а стала справжньою інвестицією, потрібна системна підготовка. Так кожна наступна поїздка приноситиме не лише натхнення, а й конкретні результати для бізнесу.